ビジネス文書作成時のメールマナーについて

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ビジネス文書作成時のメールマナーについて

『えいぎょ』としてブログを運営させていただいておりますが、本業は『技術営業マン』です。

日々の業務でお客様へメールを送る機会が多くありますが、間違った日本語を使わないように気を付けています。

今回は最も基本的で間違えやすいメールでのビジネス文書のマナーをまとめています。

それでは、是非最後までご覧ください。

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『株式会社』『有限会社』は『(株)』『(有)』と省略しない

社外のお客様へメールを送る際は、先方の社名について(株)(有)などカッコで省略すると失礼になってしまいます。

省略せずに、株式会社、有限会社と記載するようにしましょう。

二重敬称はしない

たまに「~部長様」と役職名に「様」を付ける方がいます。

ちなみに僕の上司も「~社長様」と付けていました。

しかし、役職名には敬称の意味がありますので「~部長」だけで問題ありません。

どうしても敬意を込めて「様」を使いたい場合は「営業部 部長 ~様」としてください。

メールや文書では『御社』を使わず『貴社』を使う

会話の中では『御社』という言葉を良く使いますが、メールや文書では『貴社』を使います。

  • 御社』・・・話し言葉の中で使う
  • 『貴社・・・メールや文書などの書き言葉で使う

就職活動を始めて際に『御社』という言葉を知り、不慣れな状態で『御社の魅力は~』などと言っていた学生時代が懐かしいです。

『弊社』『当社』の使い分け方法

『弊社』と『当社』はどちらも自分の会社を示します。

  • 『弊社』・・・社外の人に対して、自分の会社を示すとき
  • 『当社』・・・社内の人に対して、自分の会社を示すとき

『頂きます』『致します』『下さい』などはひらがなで書く

『~させて頂きます』『お願い致します』『お越し下さい』など、『頂きます』『致します』『下さい』を漢字で書いている方がいます。

例えば『お願い致します』は、『お願い』という動詞と『する』という動詞の謙譲語の『致す』の2つの動詞が重なっています。

一文に2つの動詞が重なると、後ろの動詞が『補助動詞』となります。

お役所などの公用文書は、補助動詞はひらがなで書くと定められています。

以下のように書く必要があります。

  • ~させて頂きます。』⇒『~させていただきます。
  • 『お願い致します。⇒『お願いいたします。』
  • 『お越し下さい。⇒『お越しください。』

『ご教授』と『ご教示』の使い分け方法

何かの教えを乞う場合、『ご教授ください』と『ご教示ください』の2通りの言葉があります。

しかし、厳密にはそれぞれ意味が異なります。

  • 『ご教授』・・・伝統的な技を伝授してほしいときなど、長期的な教えを乞うとき
  • 『ご教示』・・・道を聞いたり、簡単な方法を聞いたり、短期的な教えを乞うとき

ビジネス文書作成時のメールマナーまとめ

  • 『株式会社』『有限会社』は『(株)』『(有)』と省略しない
  • 二重敬称はしない
  • メールや文書では『御社』を使わず『貴社』を使う
  • 『弊社』は『当社』の使い分け方法
  • 『頂きます』『致します』『下さい』などはひらがなで書く
  • 『ご教授』と『ご教示』の使い分け方法

基本的なことですが、逆に考えればできていないとその時点で不利になると思います。

お客様がメールで『御社』と使っていて、間違っているなと思いました。

注意してみてみると意外と間違っている人は多いです。

基本的な部分をおさえて正しい日本語を使うだけで、周りと差をつけることができます。

じゃまた。

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